云上公益

 

1 总则

1.1目的

为加强资金管理，规范财务行为，严格财务审批制度，明确审批流程，《人民币银行结算账户管理办法》《现金管理暂行条例》及国家有关法律和法规，结合本单位的实际情况，制定本规定。

1.2适用范围

本规定适用于浙江省云上公益服务中心（以下简称“云上公益”）的费用报销、预借备用金、合同付款等资金支付。

1.3职责

财务部负责本规定的制定、解释、修改及检查执行；各部门负责具体实施，并对实施过程中发生的问题及时向财务部反馈。

2 支付类别和定义

2.1工资、奖金（含销售佣金）、社会保险费、公积金：指支付给员工的月度/年度工资、绩效奖金、销售人员销售提成、社会保险费、公积金。

2.2费用报销：指非合同类的支出，包括业务招待费、差旅费、福利费、办公费、汽车费、邮电通讯费、无合同的小额零星采购等。

2.3预借款（备用金）：指为工作需要而向云上公益预借的款项。

2.4合同付款：指签订合同、协议的款项支付，包括软件开发费、咨询费、营销策划费、广告费、聘请中介机构费等。

2.5税费、行政事业类收费：指向国家机关、事业单位、代行政府职能的社会团体及其他社会组织支付的款项，包括增值税、企业所得税等税费、捐赠支出、赞助支出等。

3 管理原则

3.1所有资金支付必须按规定审批完成后方可支付，超授权审批或未经审批支付的，将追究审批人和经办人的责任。经办人按规定填写相应单据，收集报销凭证，并按照经办人→部门负责人 →财务→公益秘书长流程审批。部门划分详见附件 2。

3.2所有资金支付须符合《人民币银行结算账户管理办法》、《现金管理暂行条例》及内部相关管理制度的规定。

3.3资金支付原则上要保证资金流、票流、货物流三流合一。

3.4款项支付原则上须对公通过银行转账支付，无论金额大小，一律打入对方账户，不允许打入个人借款账户。

3.5库存现金限额原则上应满足单位3～5日的日常零星开支，最高不超过1万元；因特殊业务性质，库存现金确需超过限额的，须报财务管理部审批。对经营性收入的现金无论多少，原则上必须当天缴存银行，不得坐支现金。

4 资金支付

4.1日常费用报销

1）经办人填写《报销单》，注明报销日期、发生日期、经办部门、支出事由、支出金额、票据张数等，并在报销单上签名；有证明人或验收人的经济业务需附相关人员的签名（备注栏），有合同的经济业务需附相关合同。具体要求如下：

a）坚持谁开支谁报销原则，不能委托、代办报销。对审批人本人的费用开支须由上一级领导审批。

b）经办人填制单据必须以黑色签字笔或钢笔填写，各要素必须正确、完整，字迹清晰，不得涂改、挖补等，开具的发票必须填写正确的报销单位全称和纳税人识别号；发票附件等需整理粘贴工整。

c）报销票据依据相关财经法规及云上公益制度规定，跨年度票据（跨年出差等情形除外）一律不得报销。

d）单笔业务不得分拆报销。

e）有证明人或验收人的经济业务须附相关人员的签名。

f）个别因正常工作需要而发生费用但没有取得合规票据的，需提供其他合规票据来抵扣已经发生费用；填写报销单时报销内容填写为抵扣发票开具内容，并填写《费用报销抵扣清单》（见附件1），抵扣单上注明业务实际（被抵扣）发生时间、业务内容、地点和抵扣事由等，此单据由财务部单独保存。

g）特殊事项须在报销单上用铅笔注明事由，以便于提高领导审批工作时效；对不利于财务核算的，必须用铅笔说明事由，利于后期财务人员审核，财务人员审核完成后可将相关备注擦拭干净。

h）签名均为身份证上的合法姓名，不得签署花名。

2）经办人所属部门负责人对报销单所列内容，重点对支出事由真实性及金额予以审核，确保费用发生真实、合规，并签署审核意见。

3）财务部门负责人须对经办人填制单据的合规性进行审核，并签署书面意见。

4）财务部在款项支付前对报销金额依据相应负责人的授权审批额度审核，授权额度内的可直接支付；超过授权额度的，须按权责体系报上一级授权人批准后方可支付。

5）允许金额300元及以下业务凭盖章收据、个人收条（应写明收款人姓名，收款人身份证号，收款人手机号，并由本人签字）、购物小票复印件及其他合法证明报销。

4.2差旅费报销

1）差旅费报销指到本单位所在地（地级市范围，含市辖县城）以外的机关、团体、企事业单位联系、洽谈工作时的餐费补贴、住宿费及交通费等的报销；报销填写《差旅费报销单》，注明出差事由及出差人员。交通工具处为（跨地区）大交通，如飞机、火车、长途大巴；市内交通费包含公交、地铁、打车、机场大巴等；其他费用空白处，可放因工作需要退改签飞机票或者火车票产生的退改签费（需向售票方索取退票凭证），旅行保险费等等。报销参照以下标准执行：

①住宿费报销：

不同城市住宿标准：住宿原则上应选择商务型酒店。

城市级别	员工最高上限住宿标准（不分职级）
特级城市	600元/晚•间
一类城市	350元/晚•间
二类城市	300元/晚•间
其他城市	280元/晚•间

特级城市：北京、上海、广州、深圳（4个）

一类城市（除北京、上海、广州、深圳外的直辖市、特别行政区、GDP大于1600亿且市区人口大于200万的城市）：天津、沈阳、大连、哈尔滨、济南、青岛、南京、杭州、武汉、香港、澳门、重庆、成都、西安（14个）

二类城市（其他副省级城市、经济特区城市、省会、苏锡二市）：石家庄、长春、呼和浩特、太原、郑州、合肥、无锡、苏州、宁波、福州、厦门、南昌、长沙、汕头、珠海、海口、三亚、南宁、贵阳、昆明、拉萨、兰州、西宁、银川、乌鲁木齐（25个）

其他城市：除列示城市外的其他地区。

两人或多人同行出差，必须安排同性别的两人住同一标间，同性别两个人的住宿费用按照一间标间予以报销，超出标准部分自理。

②出差交通费报销：不分职级，员工有多种交通工具可选择时，应在不影响公务、确保安全的前提下，选乘经济便捷的交通工具。原则上高铁不超过二等座；乘坐飞机均为经济舱；

当飞机票费用（含燃油费、机场建设费）低于火车或其他交通费用时，主管级以下员工可直接选择乘坐飞机（报销时应说明火车和机票折后价格的对比），并最终以行政部确认的机票和火车票为准；员工往返机场，应乘坐机场大巴或换乘其他交通工具，但晚上21:30后到达目的地，下机后当地机场已无往来市内的公共交通，可以选乘滴滴快车、出租车等；员工出差期间市内交通费用应遵循节约原则，以乘坐市内公共交通为主，尽量控制出租车费用，尤其是长距离高额的出租车费用，单笔超出70元以上的出租车发票需在背面标明原因。

紧急办事特殊情况除外；不可抗力因素除外；外出办事晚上10点以后，早6点之前除外。

2）若出差人员中有外部合作单位人员陪同的，只需用铅笔标注说明，便于后期经办人（或财务人员）对费用进行审核。

3）当月账当月清，有预支差旅费的，原则上应于出差返回7日内办理报销还款手续；无预支差旅费的，应于出差返回30日内办理报销手续。单笔业务不得分拆报销，超过时限的原则上不予报销。

4）原则上交通费发票须和到达目的地相符，住宿费发票必须是出差目的地的酒店发票，发票内容必须为住宿费；预定酒店的中介公司（旅行社）开具的服务费发票不能作为住宿费报销；出差途中发生的餐费不予报销。

5) 两人以上同时出差产生的差旅费报销，统一由同一人进行报销，同时要求每张发票背后都要做说明并签字确认（有出差人个人信息的除外，火车票飞机票等），例：发票背后标明起始位置、乘车人数，且相关参与人员签字。

6） 出差花费3000元及以上的差旅费报销单后必须附着《出差申请单》（见附件1），详尽标明出差人、所在部门、出差来回时间、地点、原因及审批人，同一项目地连续出差时间超出10天的需提前报备财务部。

7）出差所在地单位提供食宿的，食宿费不再给予报销。

8）出差参加培训、会议等，需附培训通知单、会议通知单等证明文件。

4.3业务招待费报销

1）报销填写《报销单》，后附《业务费报销清单》（见附件1），《业务费报销清单》需注明发生时间、地点、招待方式、招待事由等，《业务费报销清单》由财务部单独保存。

2）公务、商务招待不得报销烟、名酒、名茶支出，不得报销高消费支出、娱乐会所支出、景点门票支出、冲值卡购物卡支出及其他按规定应由个人自理的费用支出。

4.4杭州市内交通费报销

1）报销填写《报销单》，后附《市内交通费报销清单》（见附件1），注明发生时间、目的地点、事由、交通方式等，因公自驾车还应标明出发地（单位所在地）至目的地公里数。

2)杭州本地区内外出，不予报销误餐费补贴及住宿费用，交通费用实报实销，且优先选择公共交通。紧急办事特殊情况除外；不可抗力因素除外；外出办事晚上10点以后，早6点之前除外。

3）拥有自驾车的员工，因工作需要驾车外出，按里程数进行燃油补贴，补贴标准不论车型，按1.5元/公里计算燃油补贴。因公自驾车产生的过路过桥费、停车费，实报实销，且票据背面注明出发地、目的地、时间及原因。

4.5预借款（备用金）

1）因工作需要，员工在经过相关审批程序后可向财务部借款，填写《用款申请单》，原则上预借款的范围仅限项目性活动（项目性活动需提供活动预算明细）。办公室零星办公用品采购、员工差旅费，单笔限额2000元。

2）预借款须在借款业务完成当月办理清账还款手续，再次借款时须先结清旧款后再借支；对30日内无故未办理清账手续的，由各级财务部门直接从经办人工资中进行扣回。

3）原则上不允许员工因个人原因向单位借款。

4）财务部门应于每年12月对员工预借款进行一次性清理。

4.6合同付款

1） 经办人根据合同、供方申请核实供方已完工作量，确认按合同约定是否需要付款，填写《付款申请单》，单笔金额超过2000元的采购业务，后附采购合同；如为定点采购，需提供年度采购合同。《付款申请单》应标明付款原因、金额、最迟付款时间、收款人名称。

2）财务部负责人审核要点如下：

a）根据付款资料、合同约定及制度规定，审核手续的完备性、真实性，附件的完整性。除必须提供合同及正规的增值税发票外，规费类相关费用支付还需提交政府相关收费标准文件；软件采购还需提交《软件完成验收单》等。

b）将合同台账与财务账套的累计付款金额进行核对，审核累计付款情况，有否超合同支付或超节点支付。

c）依据合同约定发票类型以及当地税务要求，审核发票的合规性、合法性。合同签订方、发票开具方和收款方须一致；如收款银行账户变更的，须由对方单位出具书面的收款账户变更证明。 

d）对付款金额审批权限进行审核，超审批权限或超目标成本的有否按照权责审批同意。

e）审核过程中应主动与付款申请部门沟通，及时澄清疑问，如付款申请不符合付款条件的，应退回经办人。

5发票填开审核要点

1）自2019年4月1日起，因业务需要，取得增值税普通发票时，必须要求开具方填写正确的报销单位全称和纳税人识别号，如提供的增值税普通发票无纳税人识别号的将不作为报销凭证。

2）从2019年4月1日起购物发票须填列明细，不得开具“食品”、“办公用品”、“礼品”、“日用品”等大类项目，必须开具购物明细，注明商品名称、型号、数量、金额，如采购明细项较多，可填开“办公用品一批”附税务系统开具的购物清单，商家自制购物清单不得作为报销凭据。

3）自2019年4月1日起，纳税人通过增值税发票管理新系统开具增值税发票（包括：增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票）时，商品和服务税收分类编码对应的简称会自动显示并打印在发票票面，如“餐饮服务＊餐费”“印刷品＊图书”等。若分类编码与商品不一致则不能报销，如　“＊运输服务＊不动产”、“纸制品＊服装”等类似错误，也属于不合规的发票，不能抵扣进项税额，也不能在所得税前扣除。

4）根据现行的发票管理办法，明确规定发票开具时必须加盖“发票专用章”。发票专用章不能用财务专用章、公章等替代，发票加盖印章要求印章完整且字体清晰可辨认，不能只盖一半。单位和个人在开具发票时，必须按照号码顺序填开，填写项目齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次打印，内容完全一致，并在发票联和抵扣联正确加盖发票专用章。