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为加强机构档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使机构档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下:

 

1. 档案管理的范围

本机构所有需要归档的文件资料，包括:对机构在经营活动中形成的包括行政事务、机构管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、项目管理、财务管理等方面有保存价值的原始材料。

 

2.档案的管理部门

机构综合部为档案管理的职能部门，负责机构各类档案的管理工作。对机构各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。

接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为机构各项工作服务。

 

3.档案的分类

在切实遵循《中国档案分类法》前提下，根据单位实际情况，将所涉及的档案划分为十大类:(A）行政管理、(B）人事管理、(C)财会档案、(D）生产经营管理、(E）技术质量安全管理、(F）基建档案、(G）外来文件、(H）声像档案、(I）实物档案、(J）其他档案。

财会档案是单位财务工作过程中形成的凭证、帐簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。

实物档案是单位各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。

以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。

 

4.归档要求

4.1 归档的文件材料要完整、系统、准确。

4.2 归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。

4.3 存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。

4.4 档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。

4.5 档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后;案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

4.6 文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。

4.7归档时间:部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，向单位档案管理部门移交归档。

 

5.档案的查阅和借阅

5.1 查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。

5.2 查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门负责人签署意见后方可复制。

5.3 原则上本机构内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门负责人签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点:

借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找；

按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅；

要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人；

所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写；

借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚；

档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任；

调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

 

6.档案的移交

档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。

 

7.档案的保管

要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。

档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。

 

8.档案的销毁

单位对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁。

毁。